60 Mitarbeiter. 40 Maschinen. 800.000 Drucke an einem normalen Werktag. Und der Geschäftsführer wusste morgens nicht mit Sicherheit, ob seine Werkstatt heute ausgelastet ist. Nicht weil die Daten fehlten. Die Daten waren alle da. Sie liefen nur durch die Halle, in Form einer Auftragstasche aus Papier.
Die erste Schicht war um sechs Uhr früh. Wir waren da. Nicht im Meeting-Raum, sondern in der Halle, neben einer Heidelberg XL 106. Drei Beobachtungen erklären das ganze Projekt.
Vorne ein Aufdruck mit Kunde, Produkt, Stückzahl. Hinten handgeschriebene Notizen vom Schichtleiter. Wenn die Tasche verloren geht, geht der Stand des Auftrags verloren. Suchen kostet zwanzig Minuten, manchmal eine halbe Stunde.
Ein Vertriebsmitarbeiter wollte wissen, ob ein Auftrag heute fertig wird. Anruf in die Halle. Wer geht ran. Welcher Schichtleiter weiß das überhaupt. Fünf Minuten Telefonat plus Suchzeit, mehrmals am Tag, mit fünf Sachbearbeitern parallel.
Heidelberg Prinance, das ERP, exportierte sauber XML pro Auftrag. Geplante Maschinenzeit, Liefertermin, Kunde, Produkt. Alles vorhanden. Nur nirgendwo sichtbar. Die Daten flossen in eine Schnittstelle, die niemand öffnete.
Vier Schritte. Keiner davon hatte mit Code zu tun.
Sechs Uhr früh, drei Stunden, nicht reden, nur zugucken. Wo greifen die Mitarbeiter zur Auftragstasche. Wann verlassen sie ihren Platz. Welche Frage stellen sie ihrem Kollegen, bevor sie weitermachen.
Maschine für Maschine. Was kann jede. Was darf jede. Wer entscheidet, was wann läuft. Wie lange braucht ein Auftrag von Eingang bis Versand. Welche Maschine ist meistens der Engpass.
Prinance gab seit Jahren saubere Daten raus. Wir haben uns eine Stunde durchgelesen, was alles drinsteht. Liefertermin, geplante Maschinenzeit, Kunde, Produkt, Sachbearbeiter. Alle Felder sauber benannt. Ungenutzt.
Was kostet es eigentlich, dass dieses System nicht da ist. Nicht in Geld. In Stunden pro Woche, die jemand sucht statt arbeitet. In Anrufen pro Tag, die hätten nicht sein müssen. Die genaue Zahl haben wir nie ausgerechnet. Aber alle in der Halle wussten, dass sie groß ist.
Was uns überrascht hat: Die Mitarbeiter wussten genau, wo es klemmt. Sie hatten nur keine Bühne, das zu zeigen.
Wir haben drei Module entworfen. In dieser Reihenfolge.
Ein Bildschirm, den der Geschäftsführer morgens aufmacht. Pro Maschine ein Balken. Grün unter siebzig Prozent Auslastung. Gelb zwischen siebzig und neunzig. Rot darüber. Darunter eine Liste der Aufträge, die heute oder morgen ausgeliefert werden müssen. Keine Eingabe nötig. Alles aus den XML-Daten gerechnet.
Die Sachbearbeiterin bekommt einen Anruf vom Kunden. Frage: wo ist mein Auftrag GP25-7647. Sie tippt die Nummer in eine Suchbox. Auftrag, Kunde, Produkt, Liefertermin, Status. Zwei Sekunden. Vorher waren es zwei Minuten und ein Telefonat in die Halle.
Eine Timeline pro Maschine, einen Tag breit. Welche Aufträge heute auf der XL 106 laufen. Welche morgen. Welche der aktuelle Auftrag verschiebt, wenn er länger braucht. Vorher: Excel-Tabellen, die niemand aktuell hielt. Nachher: ein Bild, das die Wahrheit zeigt.
Das Dashboard war fertig. Funktional. Schön. Und kam doch nicht im Alltag an. Der Grund: Es zeigte den geplanten Stand. Nicht den tatsächlichen. Wenn die XL 106 plötzlich stand, weil eine Walze ausfiel, wusste das nur der Maschinenführer. Das Dashboard zeigte die Maschine grün.
Wir haben gemerkt: Wir brauchen eine zweite Hälfte. Eine App für die Werkstatt. Auf dem Handy, nicht am PC. Drei Optionen: läuft, fertig, Problem. Mehr nicht. Wenn wir es komplizierter machen, wird es nicht genutzt.
Mit dieser App wurde aus dem Plan ein Puls. Ab dem Moment, an dem das Dashboard nicht nur den Soll-Stand, sondern auch den Ist-Stand zeigte, war es täglich offen. Bei der Geschäftsführung. Bei der Disposition. Bei den Sachbearbeiterinnen.
Über ein Jahr. Acht Versionen. Einundvierzig Phasen. Die Software wurde nicht in einem großen Wurf gebaut. Sie ist gewachsen.
Vom Dashboard zum Mobile-Status. Vom Mobile-Status zur Versand-Übersicht. Von der Versand-Übersicht zur Routenplanung mit Google Maps. Von der Routenplanung zu Pipeline-Analytics mit Drilldown auf jeden einzelnen Auftrag. Jede Version hat einen Schmerz weggenommen, der vorher Stunden gekostet hat.
Was sich faktisch geändert hat: Anfragen, die früher liegen blieben, werden am selben Tag beantwortet. Die Versand-Disposition plant Routen, die geografisch sinnvoll sind, statt Reihenfolge nach Bauchgefühl. Die Geschäftsführung sieht morgens auf einen Blick, wo es eng wird, und kann gegensteuern, bevor ein Liefertermin kippt. Reklamationen sind nicht weg. Sie sind selten geworden.
Drei Dinge fließen seitdem in jedes Projekt ein, das wir bei DMA machen.
Welche Aufträge gelten als Standard. Welche Felder sind Pflicht. Wer bekommt welche Übergabe, wenn etwas nicht passt. Diese Klärung kostet ein paar Wochen. Sie ist der Grund, warum das System dann funktioniert.
Wir reden mit dem Werkstattmeister, der Sachbearbeiterin am Telefon, der Versand-Disposition. Nicht erst mit dem Geschäftsführer. Die Probleme sieht man auf der Fläche, nicht im Meeting.
Eine Reklamation, die jemand mit Kulanz lösen muss, gehört nicht in eine Maschine. Eine Auftragsbestätigung für einen Standardflyer schon.
Wenn Sie eine Industrie haben, in der die Maschinen längst digital sind und das Backoffice trotzdem im Papier hängt, fragt sich dasselbe wie damals: Wo lohnt sich der Anfang. Genau das klären wir im Erstgespräch.